ΑΠΛΟΤΗΤΑ

Σκεφθείτε έναν φύλακα, ο οποίος εκτελεί τα καθημερινά του καθήκοντα έχοντας μαζί του ένα σημειωματάριο, στο οποίο και καταγράφει πληροφορίες κάθε φορά που περνά από ένα συγκεκριμένο σημείο ελέγχου. Θα πρέπει να καταγράφει στο σημειωματάριο κάθε περιστατικό που παρατηρεί, να περιγράφει τις δυσκολίες που ενδεχομένως συναντήσει ή και να καταγράψει προτάσεις και συστάσεις για τη βελτίωση της ασφάλειας της συγκεκριμένης περιοχής. Ίσως επίσης στο συγκεκριμένο σημείο υπάρχει και ένα βιβλίο ελέγχου το οποίο και θα πρέπει να συμπληρώσει με την υπογραφή και τα στοιχεία του, ώστε ο επόμενος φρουρός που θα περάσει απο την περιοχή να είναι σε θέση να γνωρίζει τους κινδύνους και τυχόν προβλήματα έως τότε. Εάν όλοι οι φύλακες ακολουθήσουν την ίδια διαδικασία, θα πρέπει να χρησιμοποιηθούν πολλά διαφορετικά σημειωματάρια και μια στίβα από σημειώσεις στο βιβλίο ελέγχου. Αυτό σημαίνει πως το κέντρο ελέγχου θα είχε επιπλέον φόρτο εργασίας προκειμένου να εκτιμήσει και να συνδυάσει όλες τις παραπάνω πληροφορίες που προέρχονται από διαφορετικές πηγές.

ΜΕΓΑΛΟΣ ΦΟΡΤΟΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΚΑΙ ΜΕΓΑΛΟΣ ΑΡΙΘΜΟΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ;

Ένα λογισμικό διαχείρισης φυλάξεων και παρακολούθησης περιπολιών απλοποιεί το παραπάνω πρόβλημα. Δεν υπάρχει πλεόν η ανάγκη καταγραφής σημειώσεων από τον κάθε φύλακα ξεχωριστά, ούτε καν η ανάγκη να τηρούνται έγγραφα και βιβλία οποιασδήποτε μορφής. Το προσωπικό φύλαξης μπορεί να στείλει αναφορές και σημειώσεις μέσα από λίγα clicks σε μια εφαρμογή του κινητού τηλεφώνου και το Κέντρο Ελέγχου και Επιτήρησης λαμβάνει τις πληροφορίες αυτές αυτόματα. Αυτό που έχουν να κάνουν οι φύλακες είναι να σκανάρουν μερικά σημεία ελέγχου και να χρησιμοποιήσουν ένα απλό interface προκειμένου να περιγράψουν πλήρως όλη τη δραστηριότητα της ημέρας. Μπορούν επίσης να προγραμματίσουν τις δραστηριότητές τους και να διαχειρίζονται όλες τις εργασίες που αφορούν τις περιπολίες μόνο από το κινητό τους τηλέφωνο. Δεν υπάρχει καμία ανάγκη να υπογράφουν σε βιβλία και σημειωματάρια τα οποία κατόπιν έχουν την υποχρέωση να επιστρέψουν στο γραφείο ή την επιχείρηση για να ελέγξει. Η απλοποίηση των διαδικασιών είναι πλέον καθημερινότητα και το σύστημα διαχείρισης φυλάξεων εξαλείφει τις έγγραφες αναφορές μειώνοντας σημαντικά τις χρονοβόρες διεργασίες, και επιτρέποντας πλέον στις επιχειρήσεις και τους υπαλλήλους να επικεντρωθούν σε περισσότερο σημαντικές πτυχές της δουλειάς τους.

ΜΕΤΡΗΣΙΜΟΤΗΤΑ

Η καθημερινότητά μας κατακλύζεται από αριθμούς και δεδομένα. Χρειαζόμαστε τα δεδομένα και τις πληροφορίες προκειμένου να αξιολογήσουμε καταστάσεις, να πάρουμε αποφάσεις, να αναπαραστήσουμε προβλήματα και να προτείνουμε λύσεις. Καμία εταιρεία ή οργανισμός δε θα μπορούσε να επιβιώσει σήμερα χωρίς να συλλέγει και να αναλύει δεδομένα προκειμένου να βρει λύσεις σε ζητήματα που ανακύπτουν.

Μιλώντας όμως για τον τομέα της ασφάλειας, και θεωρώντας ότι οι περιπολίες γίνονται χωρίς την ύπαρξη ενός συστήματος διαχείρισης φυλάξεων, έχουμε να αντιμετωπίσουμε ένα μεγάλο πρόβλημα:

ΠΩΣ ΘΑ ΕΞΑΛΕΙΨΟΥΜΕ ΤΗΝ ΑΝΑΓΚΗ ΥΠΑΡΞΗΣ ΕΓΓΡΑΦΩΝ ΚΑΙ ΣΗΜΕΙΩΣΕΩΝ

Είναι ανέφικτο να κρατήσουμε πλήρες και οργανωμένο αρχείο πλέον χωρίς τη χρήση ηλεκτρονικού υπολογιστή που αυτοματοποιεί και απολοποιεί τις διαδικασίες. Ακόμα και εάν έχουν οριστεί συγκεκριμένα πρωτόκολλα όσον αφορά στη δημιουργία και το διαμοιρασμό εγγράφων, δεν υπάρχει αξιόπιστος τρόπος να ανιχνεύουμε και να διαχειριζόμαστε όλες τις διεργασίες χωρίς να χάνονται πολύτιμες πληροφορίες ή χρόνος. Σε μια τέτοια περίπτωση θα υπήρχαν ισχυρές ενστάσεις και αμφιβολίες για την ορθότητα της διαδικασίας, όπως:

  - Ποια ήταν η ακριβής ώρα που έγινε η περιπολία;

  - Πόσα σημεία ελέγχου δεν έχουν σκαναριστεί και για ποιο λόγο?

  - Υπάρχουν επιθεωρήσεις που δεν έγιναν και δεν αναφέρεται αυτό σε κάποια έγγραφη αναφορά;

  - Ποια είναι τα ακριβή χρονικά όρια που ένας φύλακας εκτέλεσε μια περιπολία (έναρξη και λήξη);

  - Παραδίδονται οι αναφορές στον προκαθορισμένο χρόνο;

  - Πώς μπορεί μια προγραμματισμένη περιπολία να έρθει εις πέρας χωρίς να προκύψουν ζητήματα αξιοπιστίας του φύλακα;

  - Πόσο εύκολο είναι να βρεθούν στοιχεία και πληροφορίες για περιπολίες που έχουν γίνει πριν έξι μήνες;

  - Τι γίνεται εάν υπάρχει καταστροφή ενός αποθηκευτικού μέσου (π.χ. σκληρός δίσκος, USB stick) ή απώλεια αρχείου;

Όλα τα ανωτέρω προκαλούν προβλήματα. Είναι φανερό ότι δεν υπάρχει δυνατότητα αυστηρής καταγραφής και μέτρησης των ενεργειών που γίνονται. Ακόμα και εάν υπάρχει έως ένα βαθμό, τα δεδομένα που λαμβάνονται δεν είναι αξιόπιστα και απαιτείται χρόνος για την κατηγοριοποίησή τους, την καταγραφή και την αρχειοθέτηση

ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΗΣΤΕ ΕΝΑ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΦΥΛΑΞΕΩΝ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗΣ ΠΕΡΙΠΟΛΙΩΝ

Η μετρησιμότητα είναι επομένως ο δεύτερος σημαντικός λόγος για τον οποίον χρειάζεστε ένα σύστημα διαχείρισης φυλάξεων και περιπολιών. Τα δεδομένα σας αποθηκευόνται σε ασφαλείς βάσεις δεδομένων και ανακτώνται οποιαδήποτε στιγμή και από οποιαδήποτε τοποθεσία (στην περίπτωση ενός cloud guard tour συστήματος). Μπορείτε να καταγράψετε ενέργειες, να οργανώσετε χρονοδιαγράματα περιπολιών και να δημιουργήσετε ψηφιακό αποτύπωμα των φρουρών σας προκειμένου να επαληθεύσετε ότι οι περιπολίες εκτελούνται κανονικά μέσα στον προκαθορισμένο χρόνο. Η μετάβαση σε ένα λογισμικό παρακολούθησης περιπολιών για την κάλυψη των καθημερινών σας αναγκών θα προσθέσει επιπλέον αξία στις υπηρεσίες που παρέχετε. Η δυνατότητα μετρησιμότητας θα απλοποιήσει την καθημερινή ζωή των φυλάκων και των υπεύθυνων διαχείρισης, περιορίζοντας χρονοβόρες και πολύπλοκες διεργασίες.

"OUT OF CLUTTER, FIND SIMPLICITY"
 

Με βάση τα παραπάνω, η υποστήριξη των περιπολιών σας με ένα σύγχρονο σύστημα ελέγχου και διαχείρισης, θα πρέπει να είναι μέσα στις πρώτες σας σκέψεις. Σταματήστε από σήμερα κιόλας να δαπανάτε χρόνο γράφοντας σε σημειωματάρια και βιβλία, πληροφορίες που θα είναι αναξιόπιστες και θα επιβαρύνουν την επιχείρηση με πολύπλοκες διαδικασίες. Τα συστήματα διαχείρισης περιπολιών και φυλάξεων είναι εύχρηστα και παρέχουν εύκολη αυτόματη αρχειοθέτηση και υψηλό βαθμό μετρησιμότητας.

ΤΗΡΗΣΗ ΙΣΤΟΡΙΚΟΥ

Ένα σύστημα διαχείρισης φυλάξεων και παρακολούθησης περιπολιών θα σας βοηθήσει να τηρήσετε δεδομένα ιστορικού για όλες τις περιπολίες που έχουν πραγματοποιηθεί στο παρελθόν. Κάθε περιπολία καταγράφεται και τα δεδομένα αποθηκεύονται σε ασφαλείς βάσεις δεδομένων στο cloud. Οι υπεύθυνοι διαχείρισης περιπολιών στο Κέντρο Ελέγχου δε χρειάζεται να αναζητήσουν πλέον πληροφορίες σε φακέλους και αρχεία στο γραφείο αλλά μπορούν μέσω μιας απλής αναζήτησης από τον υπολογιστή τους να βρουν οποιαδήποτε πληροφορία, όπως π.χ. τις ενέργειες ενός συγκεκριμένου φύλακα για μια συγκεκριμένη ημέρα, εικόνες και αρχεία ήχου που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη περιπολία σε μια τοποθεσία, σημειώσεις που έχουν αφήσει οι φύλακες και τυχόν προβλήματα που εντοπίστηκαν σε ένα κτίριο. Η δυνατότητα να καταγράφονται ιστορικά δεδομένα είναι ιδιαίτερα κρίσιμη προκειμένου να υπάρχει σωστή κατανομή του budget της επιχείρησης και να εξαλειφθεί κάθε υποψία για τις ενέργεις των φρουρών, που θα έιναι πλέον πλήρως καταγεγραμμένες.

Ένα σύγχρονο online σύστημα διαχείρισης περιπολιών δίνει ασφαλώς τη δυνατότητα καταγραφής ιστορικού. Όλες οι πληροφορίες π.χ. που αφορούν σε μια περιπολία καταγράφονται στη βάση δεδομένων του προγράμματος. Real time ακριβή δεδομένα δεν αφήνουν καμία αμφιβολία για τον τρόπο και το χρόνο που οι φύλακες εκτέλεσαν τα καθήκοντά τους.

ΑΞΙΟΠΙΣΤΙΑ

Ας υποθέσουμε ότι έχετε αναθέσει στους φύλακές σας συγκεκριμένες περιπολίες και έχετε προγραμματίσει χρονικά πότε θα πρέπει να εκτελεστεί κάθε μία από αυτές. Πώς μπορείτε να είστε βέβαιοι πως όλοι οι φύλακες θα είναι συνεπείς στα καθήκοντά τους και να εγγυηθείτε για την άρτια προστασία των υποδομών στους πελάτες σας?

ΕΞΑΛΕΙΨΗ ΑΜΦΙΒΟΛΙΩΝ ΓΙΑ ΤΙΣ ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ ΤΟΥ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ

Προκειμένου οι ενέργειες σας να έχουν τη μέγιστη προστιθέμενη αξία, είναι αναγκαίο να διασφαλίσετε πως το προσωπικό φύλαξης επιτελεί στο ακέραιο τα καθήκοντά του. Κατά τη διάρκεια μιας περιπολίας, ο φύλακας μπορεί να εργάζεται εντελώς μόνος με ελάχιστη ή και καμία απολύτως επιτήρηση και επίβλεψη. Υπάρχει περίπτωση λοιπόν ορισμένες φορές, να μην ακολουθεί το προγραμματισμένο ωράριο και απλά να σημειώνει διαφοερτικές ώρες στην αναφορά που καλείται μετέπειτα να συντάξει. Μπορεί επίσης σε περιπτώσεις κακοκαιρίας να "μπει στον πειρασμό" να παραβλέψει για λίγο τα καθήκοντά του. Και ακόμα και όταν εκτελούν τις περιπολίες μπορεί να υπάρχουν δύσβατα ή πιο δύσκολα μέρη, τα οποία και δελεάζουν ακόμη περισσότερο προς την παράβλεψη των καθηκόντων και την ελλιπή ολοκλήρωσή τους.

ΕΛΕΓΧΟΣ ΚΑΙ ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ ΠΕΡΙΠΟΛΙΩΝ

Η εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης φυλάξεων μεταδίδει ένα πολύ απλό μήνυμα στο προσωπικό φύλαξης: ότι σας ενδιαφέρει πραγματικά να παρέχετε υψηλού επιπέδου υπηρεσίες στους πελάτες σας. Αυτό σημαίνει ότι αναζητάτε όσο το δυνατόν μεγαλύτερη απόδοση, επαγγελαμτισμό και υποδειγματική συμπεριφορά κατά την εκτέλεση των καθηκόντων τους. Η εγκατάσταση ενός τέτοιου συστήματος θα αποδείξει απλά πως υπάρχουν ίσως φύλακες που δεν ανταποκρίνοται επαρκώς στα εργασιακά τους καθήκοντα αλλά θα βοηθήσει παράλληλα να ξεχωρίσουν αυτοί που είναι πλήρως αξιόπιστοι και να στηριχθούν έτσι ώστε να αναβαθμιστεί συνολικά το επίπεδο παροχής υπηρεσιών της εταιρείας.

Μέσω ενός "guard tour" συστήματος, θα ξεπεράσετε αυτό το πρόβλημα και θα επαληθεύσετε πως οι φύλακές σας εκτελούν στο ακέραιο τα καθήκοντά τους

ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΧΡΟΝΟΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ

Σε περίπτωση που καταστρώνετε τη στρατηγική που θα ακολουθήσετε όσον αφορά στη διαχείριση των περιπολιών, θα πρέπει πρώτα να απαντήσετε στις παρακάτω ερωτήσεις:

  - Ποιός φύλακας θα είναι υπεύθυνος για κάθε ξεχωριστή ζώνη ασφαλείας;

  - Κάθε φύλακας θα είναι μόνιμα υπεύθυνος για μια συγκεκριμένη περιοχή ή οι περιπολίες θα είναι τυχαίες και θα αλλάζουν καθημερινά δρομολόγια;

  - Με ποιόν τρόπο θα καταγράφονται τα προβλήματα και τα ζητήματα ασφαλείας που αναμένεται να προκύψουν;

  - Πώς θα είστε σίγουροι ότι οι φύλακες όντως εκτελούν τις περιπολίες και πώς θα γνωρίζετε τον ακριβή χρόνο που αυτές πραγματοποιούνται;

  - Πώς θα γνωρίζετε ανά πάσα στιγμή τη θέση των φυλάκων, ποια καθήκοντα έχουν εκτελέσει και ποια απομένουν ακόμη έως το πέρας της ημέρας;

  - Πόσο συχνά πρέπει να εκτελείται μια περιπολία, ανάλογα με την επιτηρούμενη περιοχή και το βαθμό επικινδυνότητας που έχει;

  - Θα συμμορφωθούν οι φύλακες με ένα προκαθορισμένο χρονοδιάγραμμα περιπολιών ή θα ακολουθούν το δικό τους ρυθμό;

Οι περισσότερες από τις παραπάνω ερωτήσεις δεν μπορούν να απαντηθούν σε περίπτωση που δεν υπάρχει ένα αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης και οργάνωσης περιπολιών. Τα συγκεκριμένα συστήματα παρέχουν μια ασφαλή και άρτια λύση, ενσωματόνοντας τη σύγχρονη τεχνολογία και επιτρέποντας στους υπεύθυνους διαχείρισης περιπολιών να δημιουργήσουν και να εκτελέσουν με ακρίβεια και επιτυχία ένα ασφαλές σχέδιο περιπολιών και φυλάξεων των περιοχών που επιτηρούν.

ΕΝΤΟΠΙΣΜΟΣ ΘΕΣΗΣ GPS

Η τεχνολογία GPS είναι η πρώτη σκέψη σε περίπτωση που επιθυμούμε να ανιχνεύσουμε τη θέση στο χάρτη. Είναι συνεπώς ένα ζωτικό κομμάτι μιας επιχείρησης που παρέχει υπηρεσίες ασφάλειας καθώς όχι μόνο διασφαλίζει την άρτια εκτέλεση των καθηκόντων από το προσωπικό φύλαξης, αλλά παράλληλα τους προστατεύει, αυξάνοντας το δικό τους επίπεδο ασφάλειας.

Η δυνατότητα λοιπόν απομακρυσμένης παρακολούθησης των φρουρών και ανίχνευσης της θέσης τους αποτελεί ένα από τα βασικά συστατικά κάθε σύγχρονου online συστήματος παρακολούθησης περιπολιών και δεν μπορεί να αποτελεί εξαίρεση στην προσπάθεια κατάρτισης του δικού σας χρονοδιαγράμματος φυλάξεων. Η ενσωμάτωση συστήματος καταγραφής της θέσης GPS του προσωπικού σας, αυξάνει την αξιοπιστία σας απέναντι στους πελάτες ενώ δημιουργεί αυξημένο αίσθημα προστασίας και στους ίδιους τους φρουρούς.

REAL-TIME ΠΑΡΑΚΟΛΟΥΘΗΣΗ

Μια από τις πιο σημαντικές παραμέτρους σε ένα "guard tour" σύστημα, είναι να υποστηρίζει real-time ενέργειες τόσο για τους υπεύθυνους διαχείρισης όσο και για τους φύλακες. Η πιο "ελκυστική" λοιπόν παράμετρος ενός έξυπνου συστήματος διαχείρισης περιπολιών είναι να επιτυγχάνει έλεγχο περιπολιών και παροκολούθηση φυλάξεων σε πραγματικό χρόνο.

ΔΕ ΧΡΗΣΙΜΠΟΙΕΙΤΑΙ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΦΥΛΑΞΕΩΝ?

Εάν κάνουμε μια σύντομη αναδρομή στο παρελθόν, ήταν αναπόφευκτο να ανιχνευθούν οι δραστηριότητες των φρουρών σε πραγματικό χρόνο. Όπως ήδη αναφέραμε, το προσωπικό φύλαξης κατέγραφε τα πεπραγμένα της ημέρας σε κάποιο βιβλίο ή σημειωματάριο και το κέντρο ενημερωνόταν είτε μέσω fax, είτε μέσω e-mail ή με απευθείας παρουσία των φυλάκων στο γραφείο και προσκόμιση των σημειώσεών τους.

ΠΑΡΑΔΟΣΙΑΚΑ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΕΡΙΠΟΛΙΩΝ

Ωστόσο, ακόμα και σύγχρονα συστήματα διαχείρισης φυλάξεων, τα οποία βασίζονται στη χρήση μιας ανθεκτικής συσκευής, δεν έχουν τη δυνατότητα να διαμοιράσουν πληροφορίες και δεδομένα σε πραγματικό χρόνο. Σε αυτή την περίπτωση, ο φρουρός έχει δύο επιλογές:

Είτε θα καταγράψει τις ενέργειές του μέσω της συσκευής, η οποία συνήθως φέρει ένα USB stick ώστε να στείλει μετέπειτα τα δεδομένα μέσω του stick στο Κέντρο Ελέγχου ή

Κάποιος θα επισκεφθεί την τοποθεσία προκειμένου να πάρει το stick και να μεταφέρει τα δεδομένα σε μια άλλη αποθηκευτική συσκευή (σκληρός δίσκος κλπ.). Το επόμενο βήμα είναι και πάλι η μεταφορά αυτών των δεδομένων στο Κέντρο Ελέγχου, ώστε να αξιολογηθούν και να εκτιμηθούν αναλόγως.

Είναι εύκολο λοιπόν να αντιληφθούμε ότι και στις δύο παραπάνω περιπτώσεις πρέπει κάποιος να ασχολείται καθημερινά με τη συλλογή των δεδομένων από τις συσκευές, κάτι που σημαίνει μεγαλύτερο κόστος σε ανθρώπινους πόρους αλλά και αυξημένος κίνδυνος απώλειας δεδομένων (άρα και ανάγκη για ύπαρξη backup πλάνου). Επιπλέον, η αδυναμία real-time παρακολούθησης έχει σαν αποτέλεσμα μη ολοκληρωμένες περιπολίες ή ελλιπώς εκτελεσμένες, κάτι που εγείρει ερωτήματα για την αξιοπιστία των φρουρών και για το κατά πόσο ανταποκρίνονται με τη δέουσα συνέπεια στα καθήκοντα που τους έχουν ανατεθεί.

CLOUD ΣΥΣΤΗΜΑΤΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΠΕΡΙΠΟΛΙΩΝ

Η μαζική εξάπλωση του Interent έχει ευτυχώς επιφέρει σημαντικές πλέον αλλαγές και στον τρόπο που γίνονται οι περιπολίες, εξαλείφοντας τις αμφιβολίες για τις ενέργειες του προσωπικού φύλαξης. Ένα δίκτυο Wi-fi ή μια σύνδεση μέσω GSM επιτρέπει την άμεση μετάδοση αναφορών συμβάντων καθώς και real-time ενημέρωση για τη θέση των φυλάκων, την κατάστασή τους και τις ενέργειες στις οποίες προβαίνουν.

ΕΠΕΝΔΥΣΤΕ ΣΤΗΝ ΙΚΑΝΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΠΕΛΑΤΩΝ ΣΑΣ

ΕΝΗΜΕΡΩΣΤΕ ΤΟΥΣ ΣΕ ΠΡΑΓΜΑΤΙΚΟ ΧΡΟΝΟ

Οι ιδιοκτήτες των υποδομών (περιοχών και κτιρίων) μπορούν επίσης να έχουν πλέον έλεγχο για τις ενέργεις των φρουρών σε πραγματικό χρόνο, οπουδήποτε κι αν η ιδιοκτησία τους βρίσκεται: στην πόλη, έξω από αυτή, σε μια απομακρυσμένη και δυσπρόσιτη περιοχή. Οι πελάτες μπορεί να λαμβάνουν μέσω email αναφορές σε πραγματικό χρόνο, όπου αναφέρεται η κατάσταση των υποδομών τους και εάν τυχόν προέκυψε κάποιο θέμα όσον αφορά στην προστασία και την ασφάλειά τους. Πάνω από όλα, η μέγιστη δυνατή αποδοτικότητα είναι ένα ζητούμενο και ένα σύστημα διαχείρισης φυλάξεων και περιπολιών που ενσωματώνει real-time λειτουργίες θα σας βοηθήσει να αποκτήσετε το κλειδί που ανοίγει το δρόμο προς την επιτυχία της επιχείρησής σας.

ΕΛΕΓΧΟΣ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ

Η διαχείριση και ο καταμερισμός των διαθέσιμων πόρων είναι από τα ζωτικές λειτουργίες κάθε επιχείρησης. Η επένδυση σε ανθρώπους και εξοπλισμό είναι από τα πρωταρχικά ζητήματα που θα βοηθήσουν μια επιχείρηση να αναπτυχθεί και να αποφέρει κέρδη. Υπάρχουν όμως δυο παράμετροι που πρέπει να ληφθούν σοβαρά υπόψη.

ΟΙ ΠΟΡΟΙ ΕΙΝΑΙ ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΟΙ ΓΙΑ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΩΝ ΠΕΡΙΠΟΛΙΩΝ ΑΛΛΑ ΟΙ ΠΟΡΟΙ ΕΧΟΥΝ ΚΟΣΤΟΣ

Είναι απλό. Οι φύλακες και οι φρουροί είναι υπερπολύτιμοι προκειμένου να φέρετε εις πέρας τις περιπολίες που έχετε αναλάβει και να προστετεύσετε τις υποδομές με τον πλέον αποτελεσματικό τρόπο. Παράλληλα, πρέπει να φέρουν όλο τον απαραίτητο εξοπλισμό και τις συσκευές που θα τους διευκολύνουν στην εργασία τους και θα βελτιώσουν την καθημερινότητά τους. Ωστόσο, η ύπαρξη πόρων έχει και το ανάλογο κόστος. Και το μόνο που πρέπει τελικά να έχετε κατά νου είναι πως τα καθημερινά κόστη υπάρχουν τρόποι να μειωθούν, χωρίς να κάνετε εκπτώσεις στην παραγωγικότητα της επιχείρησης. Μπορούμε να αναφέρουμε πως τα κάτωθι δημιουργούν έξτρα κόστη στην επιχείρηση:

  - Κόστη μεταφοράς κατά τη διάρκεια των περιπολιών

  - Κόστος απόκτησης και συντήρησης εξοπλισμού

  - Επιπλέον επιθεωρήσεις προκειμένου να ελεγχθεί η αξιοπιστία του προσωπικού φύλαξης

  - Επαναλαμβανόμενες και χρονοβόρες εργασίες

  - Συλλογή και ανάλυση πληροφοριών και δεδομένων

ΑΠΑΛΛΑΓΕΙΤΕ ΑΠΟ ΥΠΕΡΒΟΛΙΚΟ ΚΟΣΤΟΣ ΠΟΡΩΝ ΕΠΕΝΔΥΟΝΤΑΣ ΣΕ ΕΝΑ ΣΥΣΤΗΜΑ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΦΥΛΑΞΕΩΝ

Είναι εμφανές πως τα συστήματα διαχείρισης φυλάξεων έχουν σχεδιαστεί έτσι ώστε να μειώσουν ή και να εξαλείψουν πολλά από τα παραπάνω κόστη που περιλαμβάνονται στη λίστα. Με λίγα λόγια, ένα guard tour σύστημα θα ανακουφίσει από τα υπερβολικά κόστη μεταφοράς προσωπικού προκειμένου να παραλάβει το USB stick με τα δεδομένα ή να κάνει επιτόπιο έλεγχο στα βιβλία καταγραφής συμβάντων. Θα μειώσει σίγουρα το χρόνο που δαπανάται σε όλες τις καθημερινές επαναλαμβανόμενες χρονοβόρες διαδικασίες και θα επιτρέψει απολύτως τον απομακρσυμένο έλεγχο περιοχών από οπουδήποτε στον κόσμο. Οι υπεύθυνοι διαχείρισης των περιπολιών θα αποκτούν δεδομένα και πληροφορίες πατώντας απλά κλικ στην οθόνη του υπολογιστή και μάλιστα σε πραγματικό χρόνο, χωρίς να χάνονται ώρες προεπεξεργασίας και ανάλυσης.

Μέσω ενός guard tour συστήματος, κάθε περιπολία επικυρώνεται και επαληθεύεται χωρίς κανένα έξτρα κόστος και ο απαραίτητος εξοπλισμός αντικαθίσταται μόνο από το smartphone του φύλακα. Όλα αυτά σημαίνουν πολύ περισσότερος διαθέσιμος χρόνος ώστε η εταιρεία να επενδύσει στην αναβάθμιση των υποδομών της και τη μεγιστοποιήση της αποδοτικότητας.

ΑΠΟΜΑΚΡΥΣΜΕΝΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗ

Μια πολύ σημαντική παράμετρος με βάση την οποία σχεδιάζεται κάθε "guard tour" σύστημα, είναι να απαλλάξει τους υπεύθυνους διαχείρισης περιπολιών από τη χρονοβόρα διαδικασία ανάθεσης καθηκόντων και παρακολούθησης ταυτόχρονα πολλών διαφορετικών περιοχών. Ο υπεύθυνος διαχείρισης περιπολιών είναι ουσιαστικά αυτός που θα αποφασίσει ποιοι φύλακες θα εκτελέσουν μια περιπολία, ποια θα είναι η διαδρομή και πότε θα γίνει, που θα τοποθετηθούν τα σημεία ελέγχου και εάν τελικά έχουν όντως σκαναριστεί ή υπήρξε κάποια παράλειψη. Επίσης, ελέγχει ώστε οι περιπολίες να ακολουθούν συγκεκριμένα πρότυπα ασφάλειας και εάν κάποιος από τους φύλακες βρίσκεται σε κίνδυνο.

Ειδικά για εταιρείες security που έχουν υπό την επίβλεψή τους πολύ μεγάλες και διαφορετικές περιοχές, είναι κρίσιμο να μπορούν να διαχειρίζονται όλες αυτές τις περιοχές και τις περιπολίες ταυτόχρονα και από απόσταση. Ένας υπεύθυνος διαχείρισης φυλάξεων που βρίσκεται στο γραφείο του στη Βοστώνη, πρέπει να είναι σε θέση να επιτηρεί το φύλακα που εκτελεί μια περιπολία στο Σηάτλ, να βλέπει στο χάρτη τη θέση ενός άλλου φύλακα στο Ντιτρόιτ και ακόμη να ελέγχει άμεσα εάν έχουν πραγματοποιηθεί σήμερα επιτυχώς οι περιπολίες της θυγατρικής εταιρείας στο Λονδίνο.

Τα συστήματα διαχείρισης φυλάξεων και παρακολούθησης περιπολιών, και ειδικά αυτά που χρησιμοποιούν cloud υποδομές και τεχνολογία, λύνουν το συγκεκριμένο πρόβλημα, προσφέροντας διαλειτουργικότητα δεδομένων και παγκόσμιο έλεγχο και επικοινωνία.

ΑΥΞΗΜΕΝΗ ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΦΥΛΑΞΗΣ

Το προσωπικό φύλαξης που δημιουργεί προβλήματα επηρεάζει σαφώς συνολικά την απόδοση και αποτελεσματικότητα της επιχείρησης. Επομένως, θα πρέπει να υπάρχει η δυνατότητα απομόνωσης των προβληματικών εργαζομένων και παράλληλα να αναγνωρίζεται η προσφορά των εργαζομένων που δείχνουν ζήλο και συνέπεια στην εκτέλεση των καθηκότνων τους.

Ωστόσο, δεν έχει να κάνει μόνο με θέμα εμπιστοσύνης ή αξιοπιστίας του προσωπικού. Ένα σύστημα διαχείρισης φυλάξεων και παρακολούθησης περιπολιών δεν πρέπει σε καμία περίπτωση να αντιμετωπίζεται ως ένας "μεγάλος αδελφός" στην καθημερινότητα των φρουρών. Απεναντίας, η χρήση ενός guard tour συστήματος πρέπει να μεταδίδει ένα ισχυρό μήνυμα στους εργαζομένους:

ΟΙ ΦΥΛΑΚΕΣ ΕΙΝΑΙ ΠΛΕΟΝ ΠΙΟ ΠΡΟΣΤΑΤΕΥΜΕΝΟΙ ΑΠΟ ΠΟΤΕ

Σε περίπτωση κινδύνου, ο φύλακας θα πρέπει να είναι σε θέση να ενεργεί μόνος του. Κι αυτό γιατί ενδέχεται να μην είναι σε θέση να ενημερώσει το προσωπικό στο Κέντρο Ελέγχου ή η επικινδυνότητα της κατάστασης να μην επιτρέπει να λάβει κάποια ενέργεια. Ένα σύστημα διαχείρισης φυλάξεων μπορεί να λύσει αυτό το πρόβλημα με την ύπαρξη ενός SOS button, το οποίο και με ένα απλό πάτημα στέλνει ειδοποίηση στο Κέντρο Ελέγχου σε πραγματικό χρόνο. Κατόπιν, το κέντρο μπορεί να ενημερώσει φύλακες που βρίσκονται σε γειτονικές περιοχές ώστε να σπεύσουν σε βοήθεια.

Μπορούμε σε γενικές γραμμές να αναφέρουμε πως αρκετές φορές δε δίνεται ιδιαίτερη έμφαση στο γεγονός πως ένα σύστημα διαχείρισης φυλάξεων αυξάνει το βαθμό ασφαλείας των ίδιων των φυλάκων. Δεν είναι απλά ένα εργαλείο ελέγχου της εκτέλεσης των καθηκόντων τους. Είναι ένα εργαλείο που βοηθά το Κέντρο Ελέγχου να γνωρίζει ανά πάσα στιγμή τους κινδύνους και τα προβλήματα που αντιμετωπίζουν και να στέλνει βοήθεια σε περίπτωση ανάγκης. Ο φύλακας δεν είναι πια μόνος του σε μια απομακρσυμένη περιοχή. Υπάρχει πάντα κάποιος πρόθυμος να τον υποστηρίξει άμεσα και κάποιος στον οποίον μπορεί να απευθυνθεί σε μια επείγουσα κατάσταση. Όλα αυτά είναι σχεδόν ανέφικτα χωρίς την ύπαρξη ενός guard tour συστήματος.

Έχετε σίγουρα αντιληφθεί τη χρησιμότητα ενός συστήματος διαχείρισης φυλάξεων και παρακολούθησης περιπολιών.
Μπορείτε τώρα να δοκιμάσετε το QR-Patrol, ένα από τα καλύτερα παγκοσμίως "guard tour" συστήματα, εντελώς δωρεάν!