13 raisons d’utiliser un système de ronde de garde

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INTRODUCTION


 

QU'EST-CE QUE C'EST UN SYSTÈME DE RONDE DE GARDE

Un système de ronde de garde est utilisé pour aider les entreprises et les organisations à organiser, enregistrer et exécuter rondes de garde et patrouilles dans leurs actifs, en assurant que les gardes accompliront leurs tâches dans les intervalles de temps prédéfinis. Il existe une grande variété de systèmes de ronde de garde qui peuvent être divisés en deux grandes catégories: Baguette de systèmes de ronde de garde basés sur dispositifs portables et systèmes de ronde de garde en nuage basés sur moderne technologie mobile et en nuage.

Systèmes de ronde de garde vous permettant de vérifier et enregistrer le temps quand un garde exécute sa ronde de garde, en scannant points de contrôle spécifiques assignés à la zone qui patrouille. Points de contrôle sont placés en certains points, soit sur les bâtiments ou sur autres emplacements d’un site ou région éloignée, ainsi aidant le personnel de gestion d’identifier chaque emplacement différent et chaque portion d’un territoire spécifique. Les gardes peuvent scanner points de contrôle, envoyer des alertes SOS, suivre et enregistrer les événements, compiler et envoyer des rapports au personnel de gestion ou aux clients, même en temps réel.

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QUELLES INDUSTRIES ONT BESOIN D’UN SYSTÈME DE RONDE DE GARDE

L’implémentation d’un système de ronde de garde aidera les entreprises à surveiller avec précision leurs gardes en temps réel et gérer leurs actifs plus efficacement, ainsi améliorant leurs services de sécurité. Par conséquent, nombreuses industries différentes peuvent bénéficier de l'utilisation d’un système de ronde de garde:

  - Sociétés de sécurité, pour surveiller les gardes / Travailleurs isolés, pour gérer rondes de garde et compiler des rapports.

  - Instituts éducatifs, pour augmenter la sécurité de leurs élèves.

  - Organisations immobilières, pour gérer leurs bâtiments et protéger-les contre les dommages.

  - Services de transport en commun, pour diriger les activités et gérer les incidents quotidiens.

  - Instituts financiers, pour rester à l’abri des menaces externes.

  - Départements d'entrepôt, pour assurer le statut de sécurité de leur marchandise.

  - Installations de fabrication, pour éviter les dommages et enregistrer les incidents dans tous les aspects du processus de fabrication.

  - Services de nettoyage et d'entretien, pour gérer leurs installations et leurs travailleurs.

 

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POURQUOI UTILISER UN SYSTÈME DE RONDE DE GARDE


 

 
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SIMPLICITY


Imaginez un garde effectuant ses rondes quotidiennes de garde en portant un cahier en papier et l’utilisant chaque fois qu’il passe d'un point de contrôle spécifique. Il devra écrire tout incident, décrire les difficultés qu’il pourrait rencontrer ou faire des recommandations à améliorer l'état de sécurité de la région patrouillée. Peut-être il y aura aussi un livret d’incident sous forme papier qu’il devrait remplir lors de sa ronde de garde, en passer ainsi du temps à enregistrer son expérience. Si tous les gardes suivent la même procédure, une tonne de papier doit être utilisée, de nombreux cahiers différents devraient être examinés par le personnel de gestion et une charge de travail supplémentaire serait ajoutée afin d’évaluer ou combiner les informations de toutes les différentes sources.

 

TROP DE TRAVAIL ET TROP DE CHARGE DE PAPIER?

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Le logiciel de ronde de garde rend les choses simples. Pas besoin de cahiers personnels, pas besoin de conserver les données au format papier. Les gardes envoient leurs rapports par une simple pression sur les boutons sur un smartphone ou un dispositif robuste et le centre de surveillance reçoit des informations automatiquement. Il leur suffira de scanner certains points de contrôle et utiliser une interface simple pour décrire toutes leurs activités. Ils pourraient également programmer leurs activités et rondes de garde et gérer tous leurs travaux via un dispositif mobile. Pas besoin pour eux de remplir des livrets et décrire les événements, pas besoin de transporter des livrets au centre de surveillance pour inspection et retournez-les ensuite. La simplicité est au cœur de toute tâche quotidienne et le logiciel de ronde de garde élimine la charge de papier et réduit le temps de travail, en permettant aux entreprises, superviseurs et gardes de se concentrer sur des aspects plus significatifs de leur travail.

 

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RESPONSABILITÉ


Notre vie quotidienne est chargée de données et chiffres. Nous avons besoin de données et d’informations pour évaluer les processus, prendre des décisions, visualiser les problèmes et suggérer des solutions. Aucune entreprise ou organisation pourrait survivre aujourd'hui sans collectant et analysant de données et les utilisant pour offrir des solutions et gérer le flux de travail.

En ce qui concerne l’industrie des gardes de sécurité, quand rondes de garde sont exécutées sans un système de ronde de garde (soit basé sur baguettes ou en nuage), un problème majeur se pose:
 

COMMENT ÉLIMINER LA CHARGE DE PAPIER

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Il est impossible de conserver des enregistrements complets de tout processus de travail sans utiliser un système informatique qui automatise les procédures et élimine la charge de papier. Même s’il y a des règles très précises dans la livraison et compilation de rapports et autres documents nécessaires, Il n'y a pas de manière sûre de suivre et gérer toute la procédure sans perdre d'informations ou temps précieux. Certains doutes pourraient surgir à tous les stades du processus de patrouille, tels que:

  - Quelle était l’heure exacte qu’un garde a exécuté la ronde de garde?

  - Combien de points de contrôle ont été manqués et pourquoi?

  - Existe-t-il des inspections manquées qui ne sont pas mentionnées dans les rapports papier?

  - Quels sont les intervalles de temps exacts un garde de sécurité a effectué les analyses des points de contrôle?

  - Les rapports sont-ils livrés dans le temps prédéfini?

  - Comment une ronde garde programmée sera-t-elle supervisée sans problèmes de fiabilité?

  - Serait-il facile à chercher pour rondes de garde et patrouilles exécutées depuis 6 mois?

  - Que se passe-t-il en cas de dommage à un dispositif (par exemple aux disques durs, clés USB) ou perte d’une archive?

Tous ces problèmes peuvent potentiellement causer des problèmes. Évidemment, la responsabilité est impossible. Mais même si c'est le cas, les données acquises ne sont pas du tout fiables, tandis qu’il faut trop de temps pour indexer, enregistrer, registrer et chercher pour documents et rapports.

 

UTILISER UN SYSTÈME DE RONDE DE GARDE

La responsabilité est la deuxième raison principale pour laquelle vous avez besoin d’un système de ronde de garde. Toutes vos données peuvent être stockées dans des bases de données sécurisées et récupérées n’importe quand et à partir de n'importe quel lieu (dans le cas d’un système de ronde de garde basé en nuage). Vous pouvez suivre des activités, organiser programmes et créer des empreintes numériques de vos gardes, afin de garantir que les rondes de garde sont exécutées correctement et en temps voulu. En adoptant une configuration logicielle de ronde de garde pour vos besoins quotidiens, vous ajouterez de la valeur à votre travail. Responsabilité et documentation rendront ta vie plus facile, en éliminant les tâches longues et compliquées.

 

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"À TRAVERS LE DÉSORDRE, TROUVEZ SIMPLICITÉ"

 

L’amélioration de toutes vos rondes de garde avec un logiciel de ronde de garde à jour devrait faire partie de vos préoccupations immédiates. Arrêter de perdre du temps avec un stylo et du papier, informations peu fiables et processus complexes. Les systèmes de ronde de garde sont faciles à utiliser et offrent une documentation simple et responsabilité à grande échelle.

 

 
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AUTOMATISATION


COMMENT EXÉCUTEZ-VOUS UNE RONDE DE GARDE SANS UN LOGICIEL DE RONDE DE GARDE?

Jusqu'à maintenant, pour patrouiller un territoire, vos gardes devaient être équipés de tous les éléments nécessaires, comme une torche, cahier, stylo, etc. Ils devaient passer par chaque point spécifique, examiner la zone, enregistrer leurs notes sur papier ou peut-être prendre des photos avec une caméra. À la fin de la journée et après avoir exécuté leur programme de ronde de garde, ils devaient envoyer leurs notes au bureau ou retourner au bureau et donner leurs notes au personnel de gestion, qui a ensuite dû revoir notes différentes de tous les gardes et combiner ces informations afin d’avoir une image complète des territoires patrouillés et bâtiments pendant la journée.
 

COMMENT UN SYSTÈME DE SÉCURITÉ DE RONDE DE GARDE AIDE À GÉRER CETTE SITUATION?

Systèmes de ronde de garde modernes (surtout ceux basés en nuage) rendent la vie quotidienne des gardes beaucoup plus facile. Ils n'utilisent qu'une application mobile et via leur smartphone et quelques clics simples sur l’écran, ils peuvent scanner les points de contrôle, envoyer des alertes immédiates et messages SOS ou images et enregistrements sonores, et ajouter leurs signatures à leurs rapports en temps réel. D’autre part, le centre de surveillance n’attendra plus pour leurs rapports papier et recevra des notifications en temps réel concernant leur position et leurs activités. De plus, les rapports peuvent être configurés pour être envoyés en temps réel aux clients et propriétaires d’actifs, en améliorant le statut de l’entreprise vis-à-vis de tierces parties et fiabilisant ses processus. Autrement dit, moins de temps de travail, beaucoup plus d’automatisation et efficacité.

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GARDER LE JOURNAL D’HISTOIRE


Un système de ronde de garde vous aidera à obtenir des données historiques appropriées pour toutes les patrouilles exécutées dans des intervalles de temps spécifiques. Toute ronde de garde est enregistrée et tous les détails sont disponibles dans des bases de données sécurisées. Il n'est plus nécessaire pour les gérants de conserver les données dans les archives et les dossiers, mais sont maintenant capables d’effectuer une recherche simple sur leur ordinateur et trouver des informations concernant les rondes de gardes, intervalles de temps, images et enregistrements sonores attachés aux patrouilles, signatures des gardes et notes numériques. Le suivi rapide des données est vital pour maîtriser votre budget et éliminer les problèmes d’ambiguïté concernant la fiabilité de vos gardes et la durée de leurs patrouilles.

Un système de surveillance des rondes de garde stocke les données pour toutes les rondes de garde exécutées. Toutes les informations concernant une patrouille spécifique sont enregistrées et rapportées au moment où un emplacement est inspecté. Données précises en temps réel fournissent des informations sans ambiguïté sur n’importe quel aspect de la ronde de garde, y compris les incidents potentiels et activités des gardes.

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FIABILITÉ


Supposons que vous attribuez à vos gardes des patrouilles spécifiques et planifier leurs rondes quotidiennes des gardes. Comment pouvez-vous vous assurer qu'ils effectuent tous leurs patrouilles et comment pouvez-vous garantir la performance de vos gardes envers vos clients?

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DISSIPER TOUT DOUTE CONCERNANT LES PATROUILLES

Pour profiter au maximum des agents de sécurité, il est essentiel de s’assurer qu’ils accomplissent leurs rondes de garde selon une procédure bien définie. Pendant les patrouilles, agents de sécurité peuvent travailler seuls et souvent avec très peu ou pas (par exemple, travailleurs isolés) de supervision. Parfois, ils peuvent choisir de rester à leurs postes plutôt que de patrouiller selon le calendrier prédéfini. Ça c'est particulièrement tentant en cas de mauvaises conditions météorologiques, quand les rondes de garde doivent être effectuées au milieu de la pluie, du froid ou de la neige. Mais même quand ils exécutent leurs patrouilles, il peut y avoir certaines parties de la ronde qui sont difficiles d'y accéder, qu’un garde préfèrerait sauter ou reporter à un autre jour/heure.
 

SURVEILLER RONDES DE GARDE

Un système de ronde de garde concrétise ça en un simple message à vos gardes: que vous vous souciez pour la façon dont les patrouilles sont effectuées. Cela peut conduire à des performances considérablement meilleures, professionnalisme amélioré et une attitude remarquable. L’installation et la configuration d’un système de ronde de garde confirmera normalement que certains agents ont des performances insuffisantes et aidera à distinguer les gardes qui sont fiables et prêt à soutenir vos efforts pour améliorer l’état de sécurité et étendre vos services.

Un système de ronde de garde surmontera ce problème, car il est conçu pour enregistrer les activités des gardes et vérifier qu’ils couvrent tous les domaines de leurs rondes de garde.

 


 
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ANALYSE DES DONNÉES


VOS DONNÉES SONT IMPORTANTES

Dans le cas d'une seule zone à surveiller, l’analyse des données peut ne pas être vital pour le succès d’une entreprise et sa soutenabilité. Et si de nombreux bâtiments et territoires doivent être gérés et correctement patrouillés?
 

RASSEMBLER ET ANALYSER

Les systèmes de ronde de garde offrent un moyen de rassembler, analyser et modifier une grande quantité d’informations précieuses sur les zones protégées et sur les rondes de garde exécutées en eux. Dans la plupart des cas, les données peuvent être exportées et utilisées pour un traitement et analyse ultérieure, aidant ainsi les entreprises et les organisations à identifier et résoudre les dysfonctionnements de base de leurs opérations quotidiennes. Acquérir des données sur les activités des gardes, points de contrôle scannés ou manqués, intervalles de temps entre patrouilles et territoires qui sont souvent en mode de sécurité "alerte", les entreprises peuvent modifier leur politique de patrouille et se concentrer sur la résolution de problèmes spécifiques qui surviennent lors des rondes de garde ou renforcer la sécurité de certaines zones et bâtiments.

 

RAPPORTER ET RÉUSSIR

La majorité des systèmes de ronde de garde aujourd’hui permettent la surveillance à distance des données recueillies pendant rondes de garde ou même des notifications en temps réel et acquisition des données. Les données comprennent des rapports filtrés par client/ronde de garde/temps/lieu/etc., ou par une plage de dates spécifique.

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PROGRAMMEZ CORRECTEMENT


Lors de la planification de votre stratégie concernant les horaires des rondes de garde, vous devriez d'abord répondre aux questions suivantes:
 

  - Quel garde sera responsable de chaque zone de sécurité?

  - Est-ce que chaque garde sera responsable d’une zone spécifique ou seront-ils assignés par hasard une ronde de garde chaque jour?

  - Quelle méthode sera utilisée pour suivre les problèmes et les problèmes de sécurité?

  - Comment pouvez-vous être sûr des activités de vos officiers et de l’heure exacte de leurs patrouilles?

  - Comment allez-vous suivre leur emplacement et la bonne exécution de leurs tâches?

  - Quand chaque ronde de garde sera-t-elle exécutée et à quelle fréquence?

  - Les gardes respecteront-ils un horaire prédéfini, ou vont-ils faire leurs rondes à volonté?

 

Il est impossible de répondre à la plupart des questions ci-dessus quand aucun système automatisé n’est en place. Les systèmes de ronde de garde offrent une solution cohérente en intégrant la technologie et en permettant aux responsables de la gestion des rondes de garde d’établir un calendrier complet pour leur entreprise.

 

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SURVEILLANCE GPS


 

Le GPS est le premier à penser quand vous avez besoin de suivre et assurer une position. C’est une partie vitale de toute ronde de garde afin non seulement d’être sûr que vos officiers sont en route mais aussi pour les protéger et augmenter le niveau de leur propre sécurité.

La capacité de gérer vos gardes à distance et assurer qu’ils patrouillent réellement et sont protégés est le noyau de tout logiciel de ronde de garde à jour. Il fait partie intégrante de votre plan de surveillance de la ronde de garde. L’intégration du système GPS dans vos rondes de garde signifie une fiabilité accrue pour vous et vos clients, une efficacité accrue et un niveau de sécurité amélioré.

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SUIVI EN TEMPS RÉEL


L’un des paramètres les plus difficiles dans n’importe quel logiciel consiste à activer des actions en temps réel pour les administrateurs et les utilisateurs. Les systèmes de ronde de garde ne font pas exception. L’aspect le plus attrayant d’un système de ronde de garde réside dans la gestion en temps réel des territoires et gardes.
 

N’UTILISEZ-VOUS PAS UN LOGICIEL GUARD TOUR?

Il n'y a pas longtemps, il était impossible de suivre les activités des gardes ou produire des rapports de patrouille en temps réel. Les gardes enregistreraient leurs activités dans un livret et puis informent le centre soit par fax/e-mail, soit par retournant au bureau pour informer leurs supérieurs.
 

SYSTÈMES DE RONDE DE GARDE À BASE DES BAGUETTES

Même les systèmes de ronde de garde modernes basés sur des dispositifs robustes (systèmes tiges ou systèmes baguettes) ne peuvent pas offrir la livraison de données en temps réel. Dans ce cas, les gardes ont deux options:

  Soit ils enregistreront les actions via le dispositif robuste qui porte un lecteur flash et puis enverront le lecteur flash au centre de surveillance.

  Ou quelqu’un visitera le site où la baguette sera stockée, afin de télécharger les données vers un dispositif de stockage (par exemple un lecteur flash). La prochaine étape est décharger les données du lecteur flash vers un ordinateur pour un traitement ultérieur et rapportage.

Évidemment, dans les deux cas quelqu’un aurait besoin d’accomplir les tâches susmentionnées presque quotidiennement, ce qui signifie des coûts supplémentaires pour la compagnie et risque de perte de données. Par conséquent, un plan de sauvegarde spécifique devrait être en place. En plus, l’absence de surveillance en temps réel conduit à des patrouilles manquées et problèmes de fiabilité concernant l’heure exacte une patrouille est effectuée.

 

SYSTÈMES DE RONDE DE GARDE EN NUAGE

L’explosion Internet a heureusement changé la façon des patrouilles sont menées et dissout l’ambiguïté, le lancement de systèmes de ronde de garde basés sur la livraison de données en temps réel et acquisition. Une connexion Wi-fi ou GSM permet la transmission instantanée du rapport d’incidents et mises à jour en temps réel de la position des gardes, état et activités.

 


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INVESTISSEZ DANS LE BONHEUR DE VOS CLIENTS

INFORMEZ-LES EN TEMPS RÉEL

 

Les clients peuvent désormais surveiller travailleurs isolés et gardes par leur téléphone mobile en temps réel, où qu’ils soient (de leur bureau, de leur domicile ou même lors d’un voyage d‘affaires à l'étranger). Ils peuvent avoir accès à une application Web de la même manière qu’ils naviguent sur un site Web. Des rapports peuvent être préparés, analysés, édités ou partagés avec tout le monde en un instant. À la fin de la journée, l’efficacité est la clé et un système de ronde de garde incorporant des fonctionnalités en temps réel vous aidera à tenir cette clé qui ouvre votre propre histoire de réussite.

 

 

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CONTRÔLE BUDGÉTAIRE


Les ressources sont au cœur de toute entreprise. Investir dans les personnes et équipement est la priorité initiale pour dirigez une entreprise de sécurité. Cependant, il y a deux aspects opposés qui doivent être pris en considération.
 

LES RESSOURCES SONT NÉCESSAIRES POUR EXÉCUTER DES RONDES DE GARDE MAIS LES RESSOURCES VALENT DE L’ARGENT

Aussi simple que cela. Les gardes et les officiers sont vos précieux actifs vers la réalisation de rondes de garde, en protégeant les sites d’intérêt et en surveillant efficacement tous les territoires. Ils doivent être équipés de tous les éléments nécessaires et des dispositifs qui prennent en charge leur travail quotidien et améliorent leurs performances. Mais les ressources ne sont pas gratuites. Par conséquent, il est normal pour toute entreprise de chercher des moyens de réduire ses dépenses quotidiennes. Pensons, par exemple, aux sources communes suivantes de coûts extrêmes pour le fonctionnement d’une entreprise:

  - Frais de transport lors des rondes de gardes

  - Coûts d’équipement

  - Inspections supplémentaires afin de vérifier la fiabilité des agents

  - Tâches administratives répétitives

  - Trop de tâches qui absorbent du temps

  - Moins de temps signifie plus d’argent

  - Acquisition et analyse de données

 

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SE DÉBARRASSER DE TÂCHES QUI ABSORBENT DU TEMPS EN INVESTISSANT DANS UN SYSTÈME DE RONDE DE GARDE

Les systèmes de ronde de garde sont évidemment conçus pour réduire ou même éliminer les coûts susmentionnés. Autrement dit, un système de ronde de garde peut soulager une entreprise des coûts de transport excessifs liés à la vérification si les patrouilles sont correctement effectuées. Cela peut réduire le temps consacré aux tâches quotidiennes de gestion répétitives, permettant à une entreprise de gérer à distance les actifs de ses clients quel que soit leur emplacement. Les officiers qui gèrent les rondes de garde peuvent désormais collecter des données simplement en appuyant sur quelques boutons sur leurs ordinateurs et produisant des rapports rapidement et en temps réel.

Chaque ronde de garde est vérifiée sans frais supplémentaires, tandis que l’équipement nécessaire à une ronde de garde est réduit à un simple smartphone. Par conséquent, beaucoup plus de temps est disponible pour développer et mettre à niveau des mises à niveau de services.

 

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GÉRER À DISTANCE


L’un des objectifs les plus importants d’un système de ronde de garde est de débarrasser les responsables de la sécurité de la procédure longue d’attribution des tâches et de surveillance de nombreux territoires différents simultanément. Le responsable de la sécurité au bureau est celui qui décide quels gardes participeront à une ronde de garde, quels patrouilleront et quand, où les points de contrôle doivent être situés et si ils sont correctement scannés ou manqués. L’officier planifie des rondes de la garde selon les normes de sécurité qui garantissent la sécurité de tous les actifs.

Il est crucial pour les entreprises de sécurité (surtout celles qui emploient des dizaines voire des centaines de gardes) de pouvoir gérer de nombreux territoires partout dans le monde simultanément et sans problèmes de communication. Par exemple, un responsable de la sécurité à Boston devrait être en mesure de surveiller une ronde de garde à Seattle, puis vérifiez la position d’un garde à Detroit et enfin assurer que les gardes de leur filiale à Londres ont scanné tous leurs points de contrôle.

Les systèmes de ronde de garde, en particulier ceux basés en nuage, résolvent ce problème en offrant interopérabilité des données, gestion globale et communication.

 

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AMÉLIOREZ LA SÉCURITÉ DE VOS GARDES


Le personnel problématique peut avoir un impact négatif sur la productivité et efficacité. En conséquence, vous devriez pouvoir suivre leurs actions et faire la distinction entre les travailleurs décents et employés qui créent des problèmes ou trichent.

Ce n’est pas seulement une question de confiance et fiabilité. Un système de ronde de garde n’est pas un espion sur la tête d’un officier ni un grand frère qui supervise le travail quotidien d’un garde. Au lieu, l’utilisation d’un système de ronde de garde peut envoyer un message puissant à vos employés:
 

LES GARDES SONT MAINTENANT PLUS PROTÉGÉES QUE JAMAIS

 

En effet, c'est absolument vrai. En cas d’urgence, les gardes doivent agir seuls. Ils n'ont pas le temps d'informer le personnel de gestion ou peut-être la situation dangereuse signifie qu’il n’y a pas de temps disponible pour réfléchir. Un système de ronde de garde offre la capacité unique pour envoyer des alertes SOS immédiates en appuyant simplement sur un bouton de son smartphone ou dispositif robuste. De cette façon, plus de gardes peuvent être déployés sur le territoire en temps réel pour faire face à la menace. En plus, les gardes peuvent enregistrer des sons ou attacher des images, ce qui signifie que les agents de sécurité peuvent envoyer des messages au garde ou avoir une vision claire du danger de leur bureau.

Bien que les systèmes de ronde de garde soient conçus pour protéger vos employés, les gardes sont souvent hésitants, voyant ces systèmes comme une intrusion dans leur vie quotidienne. Mais le contrôle signifie à la fois surveillance et prévention. Les gardes ne sont plus seuls dans un territoire et ils le savent. Il y a toujours quelqu’un qui est prêt à les aider lorsqu’une situation dangereuse surgit, quelqu’un à qui ils peuvent recourir afin de traiter un incident récurrent.

 

 
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PERFORMANCE


Nous avons déjà mentionné quelques avantages cruciaux d’un système de ronde de garde qui vous aidera à vous attaquer à tous les problèmes de sécurité et de sûreté qui émergent dans le fonctionnement quotidien de votre entreprise.
 

SURVEILLANCE GPS | FIABILITÉ | AUTOMATISATION | GESTION À DISTANCE | RESPONSABILITÉ
 

Tous les caractéristiques garantissent une stratégie très efficace pour toute entreprise de sécurité. Par conséquent, la mise en place d’un système de ronde de garde de sécurité augmentera les performances et efficacité et assurer un profil de sécurité de haute qualité et superbe popularité.

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Maintenant que vous comprenez pourquoi vous avez besoin d’un système de ronde de garde, vous pouvez regarder de plus près en testant notre logiciel avancé de ronde de garde en ligne gratuitement!
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